Octoflex ERP: Funktionalitäten

Octoflex eignet sich besonders gut für kleine und mittelgroße Produktionsbetriebe 

Vom Angebot über die Teile-Kalkulation bis zur Rechnung können Sie Ihre gesamte Auftragsabwicklung mit unserer Software abbilden - praxisnah, einfach, effizient. Octoflex® ist modular aufgebaut und wächst mit Ihrem Betrieb mit. Sie können Prozesse professionell abbilden und ihr System schrittweise aufbauen, so, wie es für Sie zeitlich am besten machbar ist und wie es optimal in Ihre Planung passt.  

Einkauf

Einkauf

Im Funktionsbereich Einkauf werden Anfragen, Bestellungen und der Wareneingang abgebildet. Bei Bedarf generiert das System Bestellvorschläge. Benutzer können zudem Bestell- oder Anfragevorschläge manuell erstellen.

In der Wareneingangskontrolle können Mitarbeiter in der Warenannahme auf eine Übersicht der „zu erwartenden Lieferungen“ eines Lieferanten zugreifen.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Lieferanten- und Artikelstamm
  • Verwaltung beliebig vieler Ansprechpartner und Anschriften pro Lieferant
  • voller Funktionsumfang auch für Diverse Lieferanten
  • Waren- und Lieferantengruppen
  • Verwaltung von beliebig vielen Lieferanten pro Artikel
  • Anfrage, Bestellung, Lieferanmahnung
  • Anfrage an mehrere Lieferanten
  • Querverweis auf alle Belege desselben Verlaufs in jedem Beleg
  • Artikel-, Text- und freie Positionen im Beleg
  • automatisches Generieren von Bestellvorschlägen
  • Auftragsbasierte Bestellungen

 

 

Verkauf

Verkauf

Link zum Einstiegs-Video: Angebote in weniger als 3 Minuten erstellen: Inklusive Nutzung freier Positionen und Nachkalkulation

Im Funktionsbereich Verkauf wird der gesamte Auftragsvorgang abgewickelt: vom Erstellen des Angebots bis hin zur Rechnungserstellung.

Kalkulation, Arbeitsvorbereitung und Produktionskontrolle werden in nur einer Ansicht angezeigt. Farbsymbole in der Übersicht „Unerledigte Aufträge“ helfen auch produktionsfernen Mitarbeitern, auf Kundenanfragen zeitnah und ohne umständliche Rückfragen zu reagieren.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Kunden- und Artikelstammdaten
  • Verwaltung beliebig vieler Ansprechpartner und Anschriften pro Kunde
  • voller Funktionsumfang auch für „Diverse Kunden“
  • Zahlungskonditionen pro Kunde
  • Online-Prüfung der Umsatzsteuer ID über Internet
  • Waren- und Kundengruppen
  • Anzeige des Produktionsstatus zu jedem Beleg in Form von verständlichen Farbsymbolen Kundenspezifische Artikel
  • Historienfunktion für Artikel, Kundenhistorie
  • Kalkulation
  • kundenspezifischer Artikeltext
  • alternative Artikeleinheiten (z. B. Verpackungseinheiten) mit Umrechnungsfaktor
  • Artikelsperre mit Angabe eines Ersatzartikels
  • Artikelmerkmalsystem „Einkaufsartikel / Fertigungsartikel / Direktverkaufsartikel“
  • Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Stornierung, Beleg zur Rechnungskürzung, Sammelbelege, Sammeldruck und Teillieferungen
  • Liefertermin zusätzlich zum Datum auch als Text z. B. „KW38“, „Eilt!!!“ etc.
  • Querverweis auf alle Belege desselben Verlaufs in jedem Beleg
  • Artikel-, Text- und freie Positionen im Beleg
  • beliebig viele Preisstaffelungen
  • Gewichtsberechnung Auftrag / Position
  • Preislisten
  • komplexe Rabattverwaltung

Lager

Lager

Im Funktionsbereich Lager werden die Lagerbestände verwaltet. Dabei existieren unterschiedliche Möglichkeiten der Verwaltung.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Anbindung an Lagersysteme, z. B. Böckelt Tower
  • Inventur
  • automatische Lagerbuchungen
  • manuelle Zugänge, Entnahmen und Umbuchungen
  • Lagerorte
  • Mindestmengen, Mindestbestände
  • Bestellmengen
  • Meldebestände
  • Lagerübersicht mit Bruttobestand, Nettobestand, Reserviert, Bestellt

Produktion

Produktion

Die Produktionssteuerung ist so einfach wie möglich gehalten.

Das ERP-System orientiert sich bewusst an bewährten Arbeitsmethoden in der Kalkulation und der Arbeitsvorbereitung. Es unterstützt und vereinfacht die reellen Betriebsprozesse bzw. Produktionsabläufe.

Die wichtigsten Funktionen:

  • einfache Bedienung aller Fertigungsfunktionen direkt aus den Auftragsbelegen
  • Fertigungsstatus auf einen Blick aus dem Auftrag oder den Auftragspositionen ersichtlich
  • Erzeugung von Druckbelegen für die Fertigung
  • mitlaufende Nachkalkulation
  • Berücksichtigung von Vorlaufzeiten
  • spezielle Funktionen Schnittstellen für Laserbearbeitung, 2-D-Laserschneiden, Wasserstrahlschneiden (Trumpf, Bystronic usw.)
  • Schnittstelle zu TruToPs Fab von Trumpf
  • Anbindung an Maschinen( MDE) und CAD-/CAM-Systeme: für die elektronische Auftragseinlastung an Maschinen und zur Rückmeldung von Produktionszeiten und Verbräuchen; Abgleich von Stücklisten
  • Auftragszeiterfassung durch kinderleichte Bedienung am Octoflex®-BDE-Terminal
  • Auftragszeiterfassung durch An- und Abstempeln oder direkte Zeiteingabe
  • einzigartig einfache Erfassung durch 4-stelliges Nummernsystem, Betriebsdatenerfassung ohne Barcodes oder, optional: mit Handscannern
  • Erfassung von geplanten und nicht geplanten Arbeitsgängen
  • Interne Produktionsaufträge: Viele Unternehmen fertigen auch für den internen, also den eigenen, Bedarf. Mithilfe der Funktion "interne Produktionsaufträge" lassen sich diese Auträge aufwandsfern einplanen, zielführend termingerecht abarbeiten und Kosten verbindlich kalkulieren/dokumentieren

Octoflex ¨CombiList¨

Octoflex ¨CombiList¨

Sparen Sie Zeit und erledigen Sie mehrere Schritte auf einen Streich:

In der "CombiList" können Sie Stammartikel, Arbeitsgänge, Fremdarbeiten und Baugruppen in hierarchischer Baumstruktur darstellen. Indem Sie den Artikel unmittelbar und umfassend beschreiben, ermitteln Sie sowohl Kostenstruktur als auch einzelne Arbeitsvorgänge gleichzeitig. Das heißt konkret:

Vorkalkulation, Arbeitsvorbereitung, Produktionskontrolle und Nachkalkulation sind mit der einmaligen Eingabe der relevanten Daten erledigt.

Sie sparen wertvolle Zeit und viel Geld bei der Kalkulation Ihrer Angebote.

BDE Betriebsdatenerfassung

BDE Betriebsdatenerfassung

Erfassen Sie Arbeitszeiten und Arbeitsgänge mit dem Octoflex® BDE-Terminal. Ihre Mitarbeiter melden sich dafür mit Transpondern, die am BDE-Terminal eingeführt werden, an und ab.

Die Betriebsdatenerfassung kann auch mobil über Smartphones erfolgen: mehr Info

Mehr zum Octoflex® BDE-Terminal

Zum Download Produktdatenblatt BDE Terminal (PDF)

 

 

 

   

Personal

Personal

Im Funktionsbereich Personal erfolgt die Stammdatenhaltung für die Mitarbeiter sowie die Urlaubsverwaltung.

Die Arbeitszeitverwaltung wird mit grafisch nachgebildeten Stundenkarten abgebildet, die die Werte anzeigen.

Die wichtigsten Funktionen:

  • Personal-Stammdatenverwaltung
  • spezieller grafischer Urlaubskalender
  • Urlaubsübersicht aller Mitarbeiter oder nach Abteilung
  • Grafische Stempelkarte mit modernen Bearbeitungs- und Rechenmethoden
  • Überstundenkonto-Verwaltung
  • Arbeitszeiterfassung stationär über Octoflex® BDE-Terminal 

Neu! Sie können Arbeitsgänge und Arbeitszeiten jetzt auch mobil mit Android Smartphones erfassen! Link zu BDE Mobile

Dokumentenablagesystem

Dokumentenablagesystem

Schluss mit dem Papierchaos:

In der Octoflex® Dokumentenablage können Sie Dokumente und Nachrichten den Stamm- und Belegdatensätzen in beliebiger Menge hinzufügen und dort effektiv verwalten. Danach sind die Informationen jedem Nutzer unmittelbar zugänglich.

Ihre gesamte Korrespondenz liegt gebündelt beim Auftrag oder Stammartikel. Und damit da, wo sie hingehört.  

Sie können verschiedenste Dateien ablegen, Ordner- und Unterordner anlegen und sind in der Gestaltung Ihrer Ablage-Systematik frei.

CRM Kundenbeziehungs-Management

CRM Kundenbeziehungs-Management

Octoflex® ERP verfügt über grundlegende CRM-Funktionen für die Kundenstammpflege.

Mit der Erinnerungsfunktion vergessen Sie keine geplanten Aktivitäten mehr wie vereinbarte Telefonate oder das Nachfassen eines vorab verschickten Angebots.

Mit der Kundenhistorie haben Sie jederzeit Überblick über die Entwicklung jeder Kundenbeziehung.

Alle Dokumente und sämtliche Korrespondenz sind beim Kunden hinterlegt und zielführend abrufbar.

Allgemeine Merkmale

Vorteile

Vorteile

Die Vorteile von Octoflex® ERP auf einen Blick:

  • ein aus der Praxis entwickeltes System
  • intuitive anwenderfreundliche Bedienung
  • schneller Datenzugriff
  • das Feature "CombiList": Stückliste, Arbeitsvorbereitung, Kalkulation und Nachkalkulation in einem Modul und einem Arbeitsschritt vereint
  • deutlich reduzierte Schulungszeiten

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie in unserem Gesamtprospekt. (PDF, 8,7 MB)

System & Datenbank

System & Datenbank

Das System ist ein leistungsstarkes Client-Server-System, dass komplett auf der Microsoft .Net-Plattform entwickelt wurde. Es setzt auf der Open-Source-Datenbank MySQL auf.

Auch bei gleichzeitigem Zugriff von mehreren Nutzern ist eine hohe Performanz gewährleistet. MySQL verhält sich, auch bei wachsenden Anforderungen, neutral in Bezug auf die Lizenzkosten und ist zudem hochskalierbar.

Die wichtigsten Fakten:

  • leistungsfähige Client-Server-Technologie
  • flexibler Datenbank-Server MySQL®
  • zentrale Wartung, Administration und Update-Installation
  • Terminal-Server fähig
  • Benutzerverwaltung
  • Sperren und Ausblenden ausgewählter Funktionen / Anzeigen über Rechtenvergabe
  • internes unkompliziertes Mailsystem mit Direktverweis auf Stammdatensätze und Belege
  • flexible Druckkomponente mit PDF Export, HTML, Excel, u. v. m.
  • Anpassung von Druckbelegen über Report-Designer
  • Gesamtes System mit optionaler Optimierung für Laserteilfertigung insbesondere auf Trumpf-Maschinen
  • DATEV Export
  • Textbausteine

Datenzugriffs-Konzept

Datenzugriffs-Konzept

Die Daten stehen Ihnen in Octoflex® ERP in den Übersichten unmittelbar zur Verfügung. Sie müssen sie nicht erst mit umständlichen Suchfunktionen herausfiltern. Nur Octoflex® ERP arbeitet mit High-Speed-Realtime Datenfilterung und einem einzigartigen Datenzugriffskonzept, welches spielend verzögerungsfrei in Echtzeit zigtausend Datensätze durchsucht.

Entwicklungs-Konzept

Entwicklungs-Konzept

Unsere Software wird unter der Maxime Leistungsstarke Einfachheit entwickelt. Sie als Anwender stehen im Mittelpunkt. Darum haben wir uns der perfekten Bedienbarkeit verschrieben.

Kurze Schulungszeiten: Das System kann in der Regel mit dem Erlernen weniger Basisfunktionen beherrscht werden, wobei die Schulungszeiten stets im Rahmen bleiben. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können also schon nach kürzester Zeit selbständig mit dem Programm arbeiten. Schulungskosten bleiben in einem absolut fairen Rahmen.

Sie werden feststellen, dass die Programmoberfläche von Octoflex® ERP mit einheitlichem “Look & Feel” ausgestattet wurde, damit Sie sich gut zurechtfinden und im Umgang mit dem Programm wohlfühlen.

Octoflex Erfolge: Success Stories

 

B + T Flexible Blechbearbeitung GmbH arbeitet erfolgreich mit Octoflex® ERP (zur Success Story)

 

Hoewa Technologie GmbH in Werther (Westf.) profitiert von deutlich mehr Transparenz im Unternehmen dank Octoflex® ... (zur Success Story)

 

Meschter Metalltechnik, ein typischer Kleinbetrieb in der Metallbauregion rund um Osnabrück ... (zur Success Story)

 

 

 

Download Prospekt

Link zum Octoflex® ERP Gesamtprospekt (PDF)

 

 

Tobit Solution Partner