Die gesamten Adress-Stammdaten befinden sich im Octoflex in einer Datenbank. Über die Zuordnung der Rollen Lieferant und/oder Kunde wird der Adress-Datensatz in dem verwendeten Modul nutzbar.

Somit ist die Bedienung und der Aufbau der Adress-Stammdaten im Einkauf identisch zum Modulbaustein Kunden im Verkauf.

Bei der Rollenzuordnung der Adresse als Lieferant kann der Benutzer die lieferantenspezifischen Einträge unter dieser Karteikarte pflegen.

• Lieferantengruppe
• Lieferantennummer
• Kundennummer beim Lieferanten
• Individuelle Liefer-, Versand- und Zahlungskonditionen
• Eine Sperre des gesamten Datensatz oder eine separate Bestell- und/oder Bezahlsperre

Die Übersicht der Stammartikel im Modul Einkauf ist dieselbe wie im Verkauf. Durch das Einkaufsmodul bekommt der Benutzer jedoch die Auswahl, Artikel als Einkaufsartikel zu kennzeichnen. Daraufhin können spezifischen Informationen unter einem Karteikartenreiter für die Beschaffung eingepflegt werden.

• Lieferantenauswahl
• Lieferanten-Artikelnummer
• Abweichende Lieferanten Bezeichnung und Zusatztext
• Einzelpreise, Rabatte, Staffelpreise und Zusatzkosten
• Mindest Bestellmenge
• Preis- und Mengeneinheiten

In der Dokumentenablage des Artikels können abgelegte Dateien mit Vorgängen, wie z.B. Anfrage und/oder Bestellung verknüpft werden. Damit können diese Dokumente beim Versand der Belege als Anlage mit verschickt werden.

Belege

In der Belegübersicht im Einkauf kann der Benutzer nach zwei verschiedenen Belegtypen, dem Status, dem Geschäftspartner und dem Liefertermin filtern. Zusätzlich kann auf die Zugehörigkeit zu einem Projekt eingeschränkt werden. Als Belegtypen stehen im Einkauf die folgenden zur Verfügung:

• Anfrage
• Bestellung

Neben den üblichen Möglichkeiten bietet Octoflex weitere Funktionen in der Belegerfassung des Einkaufs:

• Zusätzlich zur Belegübersicht kann bei Bedarf eine Belegvorschau mit den enthaltenen Positionen angezeigt werden
• Liefertext, ein individueller Text, der das Lieferdatum überschreibt, wenn er vorhanden ist. Dadurch kann der Sachbearbeiter flexibel kommunizieren.
• Freie Positionen, insbesondere bei Anfragen oder bei Bestellungen mit einmaligen Einkaufspositionen kann auf die Erstellung von Artikeln im Artikelstamm verzichtet werden.
• Tastaturbedienung, die Belegerfassung kann auf Wunsch über Tastatureingaben erfolgen.
• Anfragen können verschiedene Lieferanten zugeordnet werden. Die Belegerstellung der erfolgt personifiziert, mit eventl. hinterlegten und abweichenden Lieferanten-Artikelbezeichnungen und -nummern.

In der Disposition bekommt der Benutzer eine Übersicht der Stammartikel mit einem konkreten Bedarf. Über Filtermöglichkeiten kann eine Einschränkung auf Warengruppen, Artikelart, Bedarf, Fälligkeit, Aufträgen und den bedarfserzeugenden Kunden erfolgen.

Der Bedarf kann durch einen eingelasteten Produktionsauftrag entstehen oder über hinterlegte Lagermeldebestände. Die Bedarfsquellen werden dem Bediener einzeln und transparent angezeigt.

Über die Disposition kann eine Einkaufsanfrage oder -bestellung erzeugt werden. Der aktuelle und konsolidierte Gesamtbedarf aus Aufträgen und Lagermengen wird dabei berücksichtigt.