Nie wieder manuelles Zusammensuchen von Werkszeugnissen
Mit der neuen Funktion im Belegversand können Sachbearbeiter bereits beim Auftrag festlegen, dass zu den jeweiligen Positionen automatisch die passenden Chargendokumente / Werkszeugnisse mit der Rechnung versendet werden.
Gerade bei unterschiedlichen Materialstärken oder komplexen Baugruppen entfällt damit das manuelle Zusammensuchen der Dokumente – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Sicherheitsmechanismus inklusive
Beim Fortführen eines Lieferscheins in eine Rechnung erscheint eine Warnung, wenn das Kennzeichen Werkszeugnis versenden gesetzt ist und für eine Charge kein Zeugnis hinterlegt wurde. In diesem Fall wird der Vorgang abgebrochen – so bleibt die Dokumentation vollständig und zuverlässig.
Ihre Vorteile auf einen Blick
✅ Automatischer Versand von Chargendokumenten / Werkszeugnissen
✅ Kein manuelles Zusammensuchen bei komplexen Aufträgen
✅ Höhere Prozesssicherheit durch integrierte Prüfmechanismen
✅ Vermeidung von fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen
✅ Effizientere Abläufe im Vertrieb und in der Sachbearbeitung
So funktioniert’s
Mit wenigen Schritten stellen Sie sicher, dass Werkszeugnisse automatisch und zuverlässig mit der Rechnung versendet werden:
1. Auftrag vorbereiten
Im Kundenauftrag aktivieren Sie die Option „Werkszeugnisse versenden“.
2. Material bestellen
Nach der Bestellung wird das Werkszeugnis als Dokument direkt an der Charge hinterlegt.
3. Fertigung abschließen
Die Produktion erfolgt wie gewohnt – das Zeugnis bleibt mit der Charge verknüpft.
Voraussetzung: Die Charge wird von der Laseranlage oder vom CAM ans Octoflex zurückgemeldet.
4. Rechnung versenden
Beim Erstellen der Rechnung ist das Chargendokument bereits vorausgewählt.
5. Automatischer E-Mail-Versand
Die Rechnung und das Werkszeugnis werden gemeinsam per E-Mail an den Kunden verschickt.
Aktivierung
Um die Funktion aktivieren zu lassen, legen Sie bitte ein Support-Ticket in unserem Zendesk an.
