"Octoflex® kann mitwachsen. Für eine relativ junge Firma ist so etwas Gold wert."

Marc André Tebbe und Dirk Brünger, Geschäftsführung B + T

Mit Octoflex® von null auf hundert durchgestartet

Foto Geschäftsführung B + T
Marc. A. Tebbe, Dirk Brünger, Geschäftsführer

Bei B + T Flexible Blechbearbeitung GmbH & Co. KG ist der Unternehmensname Programm. Mit modernster Maschinentechnik von Trumpf, z. B. einer Trumatic-Combi-Maschine für Lasern und Stanzen, und einer eigenen Konstruktionsabteilung fertigen Dirk Brünger und Marc André Tebbe seit Unternehmensgründung in 2006 vor allem Gehäuse und Bauteile für die Elektronik-Industrie. Typische Produkte sind Laserzuschnitte, Front- und Montageplatten, Baugruppen, Winkel, aber auch Sonder- und Einzelanfertigungen aus Aluminium-, Edelstahl-, Stahl- oder Kupferblechen.

Die beiden Geschäftsführer steuern den Betrieb nicht nur auf kaufmännischer Seite, sondern arbeiten in der Fertigung zusammen mit drei weiteren Mitarbeitern Hand in Hand. Und weil das Team bestens aufeinander eingespielt ist, reagiert man schnell und umfassend auf die Wünsche der Kunden. Mit der Einführung von Octoflex® ERP wurde die Auftragsabwicklung jetzt noch weiter verbessert.

Mit steigenden Kundenanforderungen und zunehmendem Kundenkreis wuchs der eigene Anspruch, interne Prozesse zu optimieren, die Auftragsabwicklung transparenter und einfacher zu gestalten und Belege schneller und professioneller zu erstellen. Was mühsam mit Excel und Word erledigt wurde, sollte zentral in einem System ablaufen können. Mit Octoflex® ERP hat B + T jetzt eine Softwarelösung gefunden, die diese Kriterien erfüllt und darüber hinaus zukünftig mitwachsen wird. Der Betrieb beliefert hauptsächlich Kunden aus der Elektronik-, Hi-Fi- oder KFZ-Industrie mit sofort einbaufähigen Produkten, die bis zum Oberflächenfinish aufbereitet sind. Verschiedene Verfahren kommen zum Einsatz: Laserschneiden, Stanzen, Nibbeln, Prägen, Umformen und Gewindeformen, Pulverlackieren, Beschichten und Verzinken. Bis zu 1.000 Serienartikel müssen verwaltet werden.

Aufwand minimieren

Auf die Frage, wie Angebote vor Einführung von Octoflex® ERP bearbeitet wurden, beschreibt Dirk Brünger typische Probleme vieler kleinerer Betriebe, die ohne ERP-System arbeiten:

Bei der Angebotserstellung griff man auf die übliche Windows-Software zurück. Die Angebotstexte liefen über Word, die Produktdaten und Kostenkalkulationen wurden in Exceldateien erfasst. In der Konstruktion werden bei B +T u. a. 2-D- und 3-D-CAD / CAM-Programme sowie z. B. die Software Solid Works eingesetzt.

Mit zunehmendem Auftragsaufkommen wuchsen die Datenmengen in der Konstruktion enorm an – wie man all diese Informationen auf die Dauer sinnvoll ordnen, archivieren und verwalten sollte, war schwer vorstellbar. Die Ablage aller Daten und Dokumente wurde immer problematischer, weil Dateien nicht zentral miteinander verknüpft werden konnten oder einfach schlecht auffindbar waren. Zudem war es mühsam, Artikel vollständig zu erfassen.

„Wir sparen heute mit Octoflex® viel Zeit“, stellt Dirk Brünger zufrieden fest. „Der Aufwand für das Erstellen von Angeboten und für die Artikelverwaltung war riesengroß. Alles musste mehrfach angefasst werden. Jetzt kann man per einfachen Knopfdruck eine Rechnung erstellen, das ist schon ein großer Unterschied zu vorher!“

 

Mitwachsende Lösung

Spezial-Schaltschrank entwickelt von B + T

Die beiden Geschäftsführer, die (noch) die Software vorläufig ausschließlich allein nutzen, schauten sich verschiedene Lösungen an, darunter Programme der Hersteller Inform und Sage. Prinzipiell, so Brünger, seien das ja auch keine schlechten Lösungen, sie hätten aber nicht wirklich gut zu ihnen gepasst und seien zudem viel zu groß angelegt gewesen. Für seine kleine noch junge Firma seien die Programme eben nicht infrage gekommen. Im Unternehmen stellte man sich eine einfach gehaltene Softwarelösung vor, die mit steigenden Anforderungen mitwachsen können sollte. Auch der Preis spielte eine große Rolle. Einige Systeme, so Brünger, seien gerade für kleinere Betriebe überteuert, weil man früh Leistungen einkaufen müsse, die man weder wolle noch brauche.

Über den Kontakt zu einem Mitarbeiter des IT-Systemhauses ho.Systeme in Werther (ho.Systeme ist Hauptvertriebspartner von Octoflex®) sei man schließlich auf Octoflex® ERP aufmerksam geworden und habe sich die Lösung vorführen lassen. Das einfache Erscheinungsbild und die nützlichen Features der Software seien dabei sehr überzeugend gewesen, denn, so der Geschäftsführer, „mit dem Programm kann auch ein Handwerker arbeiten“.

Ein weiterer Vorteil, sagt Dirk Brünger, sei das Zukunftspotenzial in Octoflex®: „Octoflex® kann mitwachsen. Für eine relativ junge Firma ist so etwas Gold wert.“

Zentrale Dokumentenablage

Ein absolutes Schlüssel-Feature sei die integrierte Dokumentenablage, die es ermögliche, komplexe Informationen zusammenzustellen und sinnvoll mit einem Artikel zu verknüpfen. Damit  bekomme man endlich mehr Übersicht und habe alles auf einen Blick beieinander liegen. Dirk Brünger bescheinigt eine große Zeitersparnis beim Suchen nach Dokumenten. Weil sich in Octoflex® Dateien aller Art beim Artikel oder Stammdatensatz ablegen lassen, geht nichts mehr verloren und jeder im Haus weiß, wo die Informationen zu finden sind. „Mit nur zwei Mausklicks ist die wesentliche Info verfügbar“, sagt Brünger. Dass dabei ein System nur so gut sein kann, wie es auch vom Anwender gepflegt wird, sei ihm bewusst:

„Wir haben uns die Mühe gemacht, alle unsere Artikel manuell und ganz neu einzupflegen. Auch die Rechnungsnummern mussten umgestellt werden. Das ist aber das Gute an der Einführung einer solchen Software. Sie zwingt einen automatisch zu mehr Disziplin. Dies war eine sehr gute Möglichkeit, unseren Artikelstamm auf Vordermann zu bringen und eine solide Datenbasis zu legen – Nachhaltigkeit ist wichtig. Und je sorgfältiger und einheitlicher wir unsere Daten pflegen, desto mehr kann man hinterher aus dem Programm herausholen.“

Runde Kalkulation

Für die Vor- und Nachkalkulation eignet sich die CombiList in Octoflex® ERP sehr gut, insbesondere bei der Nachkalkulation, weil diese schnell und genau erfolgen kann. Allerdings nutze man bei B+T das Potenzial des Tools noch nicht so vollständig aus, wie es möglich wäre. Das sei aber eher ein anwenderbedingtes Problem, so Brünger, und man arbeite sich immer besser in das Thema Kalkulation ein. Prinzipiell sei das Modul clever gemacht.

Zufriedene Kunden

Einen großen Vorteil sieht Dirk Brünger bei der Organisation der Liefertermine. Weil diese nun nach Fälligkeit gewichtet seien und automatisch rot gekennzeichnet werden, sobald ein Termin zu verstreichen droht, kann er jetzt viel besser planen. Liefertermine können schnell gefunden und bei Bedarf angepasst werden. Insgesamt habe sich die Aussagefähigkeit gegenüber den Kunden spürbar verbessert, weil man sehen könne, wie weit die Fertigung der Artikel fortgeschritten und ein Auftrag abgearbeitet sei.

Als sehr gut beurteilt der Unternehmer, dass man Angebote, Auftragsbestätigungen usw. nun in eine einheitliche Form gegossen habe und dadurch das Auftreten der Firma nach außen professioneller geworden sei. Das wird auch von den Kunden positiv wahrgenommen und lobend angemerkt. Für Dirk Brünger, der bisher vor allem auch auf eine zeitgemäße Maschinentechnik viel Wert legt, ist das ein weiterer Pluspunkt von Octoflex®:

 „Ein ordentliches Auftreten nach außen ist uns wichtig, jetzt sind wir sozusagen von null auf hundert durchgestartet, das wird natürlich bemerkt. Wenn ein Kunde anruft, hat man schnell den Überblick. Das Wichtigste ist doch das Vertrauen vom Kunden.“

Kurze Schulungszeit

Oft ist es bei Einführung einer Business Software so, dass zunächst zweigleisig gefahren wird, bis die neue Lösung das alte Programm ablöst. In diesem Fall wurde das System jedoch pünktlich zum vereinbarten Termin komplett umgestellt und konnte sofort voll genutzt werden. Vorab wurden beide Geschäftsführer knapp zwei volle Tage geschult, jedoch nach Absprache aufgeteilt in vier kleineren Zeitblöcken, um den Tagesbetrieb nicht unnötig zu stören. Dirk Brünger schildert, dass er sich nach der Schulung gut auf den Programmstart vorbereitet fühlte und hinterher sofort mit der Software arbeiten konnte.

Ein wenig hakelig sei jedoch aus seiner Sicht die Anpassung der Druck-Reports bei der Programmeinführung gelaufen. Es gelang nicht, auf Anhieb alle Formulare ideal auf das CD und die Vorgaben von B + T anzupassen. Beeindruckend waren dann aber die Bemühungen sowohl der Kundenbetreuer von ho.Systeme als auch auf Seiten von Octoflex®, um die Druckanpassungen schnellstmöglich in Ordnung zu bringen, Hilfe sei sehr unkompliziert erreichbar gewesen.

Geplantes Wachstum

Eine Betriebsdatenerfassung wird bisher noch nicht genutzt, soll aber demnächst hinzukommen – die Einführung der Software hat so viele Vorteile gebracht, dass man nun auch bei der BDE Fortschritte machen und sich noch professioneller aufstellen möchte. Dirk Brünger betont, dass schrittweises Wachstum gerade mit Octoflex® ERP sehr gut zu verwirklichen sei. Man könne die Software überschaubar und nach Bedarf im eigenen Tempo nachrüsten.

Guter Support

Angesprochen auf die technische Unterstützung und die allgemeinen Services, äußert sich Brünger zufrieden. Der Support sei gut, in der Regel habe man auf Fragen innerhalb einer guten Stunde eine Rückmeldung. Überhaupt greife er im Zweifel doch lieber zum Hörer, denn ein persönlicher Ansprechpartner sei in jedem Fall immer das Beste.

Resümee ziehend ist der Geschäftsführer überzeugt: „Ich denke, wir sind in gute Hände geraten. Ich würde es ganz genauso wieder machen!“


Die Fakten

Kunde: B + T Flexible Blechbearbeitung GmbH & Co. KG, Spenge

 

Internetanschrift:

www.bt-blechbearbeitung.de

 

Anzahl Mitarbeiter: 5 

 

Software: Octoflex® ERP

 

Anzahl Lizenzen: 3

 

Betriebssystem: Windows 7

 

Datenbank: MySQL 5.2

 

Partner: ho.Systeme, Werther

 

Aufgabe: Einführung einer mitwachsenden ERP-Software für die einfache und professionelle Auftragsabwicklung

 

 

Support & Services

Kontinuierlicher technischer Support

 

Persönliche Beratung vor Ort

 

 

Warum Octoflex® ERP?

Das System professionalisiert die Angebotserstellung und erleichtert die Auftragsabwicklung.

 

Das Programm pass zu den Anforderungen im Betrieb und wächst mit.

 

 

Meilensteine

k. A.

 

Schulung

Anzahl Schulungstage: 2, nach Bedarf zeitlich flexibel aufgesplittet

 

Download Erfolgsgeschichte B + T

Link zum PDF Erfolgreich mit Octoflex ERP: B + T

 

Tobit Solution Partner