Das Grundmodul teilt sich somit in den administrativen Teil und in den Anwenderbereich auf.
Der administrative Bereich gilt für das gesamte Octoflex und erweitert sich automatisch je nach Ausbau der genutzten Octoflex Module. Damit lassen sich mit der Benutzerverwaltung die Bereiche und Module im Octoflex über granulare Benutzerrechte im Zugriff und in den Möglichkeiten einstellen.
Des Weiteren findet hier die Konfiguration der globale Mandanten-Einstellungen statt.
Der öffentliche Bereich, für die Anwender, beinhaltet den Verkauf. Darin stehen dem Benutzer folgende Modulbausteine zur Verfügung:
Kunden: Übersicht und Verwaltung von Adress-Stammdaten der Kunden
Artikel: Übersicht und Verwaltung der Artikel-Stammdaten der Verkaufsartikel
Verkaufsbelege: Übersichten und Zugriff auf Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Belege zur Rechnungskürzung
Der Anwender bekommt eine Übersicht der im System vorhandenen Adress-Stammdaten. Über umfangreiche Filtermöglichkeiten kann die angezeigte Liste angepasst werden. Eine Eingrenzung der Ansicht kann über Kundengruppen, Adress-Merkmalen und Vertreter erfolgen. Die Datenbankspalten verfügen über Suchfelder, darin kann der Benutzer spezifisch in den Adressdaten suchen und eingrenzen.
Bei der Verwaltung der Adress-Stammdaten sind alle üblichen geschäftsrelevanten Informationen pflegbar:
Unter dem Karteikartenreiter für die kundenspezifischen Informationen wird folgendes erfasst:
Hinzu kommen noch einige weitere Funktionen im Octoflex ERP, die den Umgang mit den Adress-Stammdaten für die Anwender erleichtert und vereinfachen:
Rolle der Adresse: Ein Adressen-Datensatz kann als Interessent, Kunde und/oder Lieferant definiert werden. Die Mehrfachpflege der Adressdaten für verschiedene Modulbausteine entfällt.
Ebenso wie bei den Adressen bekommt der Anwender eine Übersicht der im System vorhandenen Artikel-Stammdaten. Über umfangreiche Filtermöglichkeiten kann auch hier die angezeigte Liste angepasst werden. Eine Eingrenzung der Ansicht kann über Artikelarten, Warengruppen und Kundenzuordnung erfolgen. Über Suchfelder in den Datenbankspalten kann der Benutzer spezifisch in den Feldern der Artikeldaten suchen und eingrenzen.
Da Octoflex ERP für Produktionsbetriebe optimiert wurde, sind die üblichen Artikelinformationen um weitere sinnvolle Felder erweitert:
Modulübergreifend für die Arbeitsvorbereitung, die Produktion und den Einkauf stehen dem Benutzer für die Artikel folgende weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
In einem eigenen Bereich für den Verkauf lassen sich:
In der Belegübersicht kann der Anwender die Belege nach Belegtyp, Status, Geschäftspartner, Geschäftsbereich und Vertreter filtern. Zusätzlich dazu kann eine weitere Einschränkung der Belege nach einer Projektzugehörigkeit erfolgen. Folgende Belegtypen stehen zur Auswahl:
Neben den üblichen Möglichkeiten bietet Octoflex weitere Funktionen in der Belegerfassung: