Hoewa Technologie GmbH

Hoewa Technologie GmbH in Werther (Westf.) hatte sich vorgenommen, mit der Suche und Beschaffung von Informationen weniger Zeit zu verbringen und dafür mehr Zeit für die konkrete Umsetzung von Kundenaufträgen zu gewinnen. Der betriebsinterne Weg vom ersten Kundenkontakt bis zur Auslieferung sollte mit Hilfe einer neuen Warenwirtschafts­software übersichtlicher und transparenter werden, ohne die betrieblichen Prozesse umgestalten zu müssen. Mit Octoflex ERP im Boot peilte man dieses ehrgeizige Ziel an. Knapp sechs Monate nach der Einführung steht fest: Die Entscheidung für Octoflex war goldrichtig.

Hoewa Technologie GmbH in Werther ist lokal verwurzelt, aber in Teilen international aufgestellt, hauptsächlich im Behälterbau. Die Produktpalette des Unternehmens ist breit, das Spektrum reicht von Behältern in verschiedensten Ausführungen über Systemkomponenten für die Wärme-, Dampf- und Verfahrens­technik bis hin zu Lösungen rund um das Filtern und Entstauben von Industrieanlagen.

Gegründet wurde Hoewa 1999 von den beiden Geschäftsführern Ralf Walendy und Andreas Hölscher, damals Mitarbeiter eines Maschinenbaubetriebs, der hauptsächlich Kunden aus der Lebensmittelindustrie belieferte. "Das können wir selber", dachten sich die Kollegen und gründeten ihren eigenen Betrieb: Hoewa Technologie. Ihre ersten Kunden in der Lebensmittel­industrie belieferten sie mit Trichtern und Förderbändern.

Auf Kurs: Wachstum vorprogrammiert

Hoewa nutzte die Gunst der Stunde und entdeckte einen Zukunftsmarkt für sich: Die Energiewende mit dem anstehenden Atomausstieg schafft neue Marktchancen. Denn Hoewa fertigt ganz spezielle Druckbehälter, die beim Rückbau von Atomkraftwerken zum Einsatz kommen, z.B. im Atomkraftwerk Greifswald in Mecklenburg-Vorpommern. Diese großen Edelstahlbehälter wiegen bis zu zwei Tonnen und fassen rund 5.000 Liter.

"Wenn die politische Lage so bleibt und der Atomausstieg konsequent verfolgt wird, müssen wir wohl anbauen, um die Nachfrage bedienen zu können", stellt Geschäftsführer Andreas Hölscher fest.

Inzwischen hat sich das erfolgreiche Projekt in Greifswald in der Branche herumgesprochen und man wurde auch in Russland aufmerksam. ln Murmansk warten derzeit mehrere gefährlich strahlende Wracks der russischen Atom-U-Boot-Flotte auf dem Schiffsfriedhof auf ihre fachgerechte Entsorgung. Zwei Druckbehälter von Hoewa sind bereits bestellt, sechs weitere sollen noch folgen.

Auf Zack: schneller kalkulieren und anbieten können

Octoflex ERP trägt jetzt in dem hoch spezialisierten Unternehmen erheblich zur Verkürzung interner Abläufe bei. Die Druckbehälter werden in der hauseigenen Konstruktions­abteilung entworfen, beschrieben und mit Octoflex schnell und umfassend kalkuliert. Ralf Walendy ist begeistert von den Möglichkeiten der vereinfachten Lagerhaltung und Artikelverwaltung: "Ich kann am Bildschirm direkt sehen, ob die Teile da sind oder nicht."

"Die Teile sind umfassend beschrieben, mit Zeichnungen und zugehörigen Abbildungen hinterlegt. Dadurch kann ich noch während eines Kundentelefonats ein Angebot abgeben. Früher musste ich einen Kollegen fragen, ob die Teile noch auf Lager sind. Dieser Weg entfällt jetzt komplett. Ein zeitnahes Angebot wird vom Kunden sehr positiv aufgenommen, das macht einfach einen sehr organisierten Eindruck", so Walendy weiter.

Die Angebotsabgabe kann schneller und mit weniger Aufwand erfolgen, weil mit Hilfe der Octoflex "CombiList" auch komplexere Baugruppen einfach und schnell zu beschreiben sind. Preise lassen sich also fix und stets präzise ermitteln. Ein wesentlicher Vorteil ist die mitlaufende Nachkalkulation - die funktioniert so gut, dass Angebote insgesamt viel leichter handzuhaben und zu erstellen sind. Individuelle Rabatte und Zahlungskonditionen können flexibel und nach Absprache mit dem Kunden eingepflegt werden.

Im Lot: problemlose Einführung

Dass Octoflex ERP wirklich einfach handzuhaben ist, bestätigte sich bei der problemlosen Einführung. Die Einführungsschulung durch ho.Systeme erstreckte sich lediglich über den Vormittag, wir konnten sofort loslegen. "Die Umstellung erfolgte ohne Probleme", berichtet Walendy zufrieden. Die alte Datenbank aus TopKontor wurde mit genügend Vorlauf von ho.Systeme zu Octoflex migriert. Dank der guten Vorbereitung war dann das neue Programm nahtlos einsatzbereit und es konnte auf alle bestehenden Artikel zurückgegriffen werden. Für seine Mitarbeiter sei die Einführung einer neuen Software verständlicherweise auch eine gewisse Herausforderung gewesen, schildert Walendy die Reaktion seines Teams:

"Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen einer Umstellung im Betrieb skeptisch entgegen, so auch bei uns. Als sie aber die erste Demonstration erlebten, konnten sie im Octoflex wohlvertraute Elemente wiederfinden, z.B. die typische gelbe Stempelkarte, die erkennt einfach jeder! Die Transparenz des Systems ist vorbildlich, man durchschaut sehr schnell, was wozu gehört und wie es funktioniert."

Auch sei die Betreuung durch den Support gut. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hoewa können sich per E-Mail, Telefonat oder Fernwartungssitzung helfen lassen. Das geschieht zeitnah und kompetent. Müssten wichtige Funktionalitäten umprogrammiert werden, so Walendy, sei dies in der Regel auch kurzfristig möglich und werde nach vorheriger Absprache auch zügig nachgeliefert.

In Ordnung: Dokumentenverwaltung leicht gemacht

Geschäftsprozesse zu dokumentieren und abzuwickeln, braucht in der Regel nicht nur Zeit, auch ein erhebliches Papierauf­kommen und ein erhöhter personeller Aufwand sind damit verbunden. Mit der Dokumentenverwaltung im Octoflex wird bei Hoewa ab sofort jede Menge Papier gespart.

Geschäftsführer Walendy beschreibt schmunzelnd, wie das vor Einführung der ERP-Software war: "Bei unserer Größe haben wir die Aufträge noch persönlich verteilt: ein Blatt Papier, ein Mann, ein Auftrag. Sobald der Auftrag an den Mitarbeiter vergeben worden war, wurde er automatisch auch erster Ansprachpartner für weitere Fragen. Bei jeder Frage zu einem Vorgang musste ich also zum Telefon greifen oder selbst in die Produktion gehen."

Und weiter: "Mit Octoflex sind jetzt alle wichtigen Daten im System hinterlegt und können an zentraler Stelle von mir und allen anderen eingesehen werden. Das ist sehr viel effizienter, erleichtert die Absprachen untereinander und entlastet uns alle ungemein." Walendy ergänzt augenzwinkernd: "Die Zettelwirt­schaft ist durch Octoflex in unserem Betrieb zwar nicht ganz vertrieben worden, schließlich arbeiten hier auch nur Menschen, aber sie betrifft eben nicht mehr die wichtigen Dinge!"

Klar ist, dass Hoewas Kunden davon profitieren, weil sie nun schneller und noch besser auf ihren Bedarf hin bedient werden.

Im Griff: Kunden gewinnen und zufriedenstellen

Natürlich, ein wichtiger Eckpfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg ist eine gute Auftragslage. Jedoch steht am Anfang einer zufriedenen Kundenbeziehung immer ein ansprechendes Angebot.

Ralf Walendy schätzt die verbesserte Transparenz inner­betrieblicher Vorgänge, deren Vorteile er mit einer verbesserten Angebotserstellung an seine Kunden weitergeben kann: "Mit dem eingebauten Personalmanagement-Modul kann ich jederzeit die Auslastung der Produktion überblicken. Meinen Kunden gegenüber treffe ich also nicht mehr auf Verdacht Zusagen, sondern in dem Wissen, dass ein Auftrag in jedem Fall abgearbeitet werden kann und auch pünktlich fertig sein wird. Unsere Termintreue hat davon immens profitiert. Wir bekommen jetzt immer öfter positive Rückmeldung von unseren Kunden, was diese Dinge betrifft."

Die Erfassung der Arbeitszeiten und Arbeitsgänge klappt im Unternehmen immer besser. So habe man die Planung mit Hilfe eines monatlichen Vergleichs der geplanten und der tatsächlich verbrauchten Zeiten schrittweise optimieren können.

"Mittlerweile gibt es kaum noch Unterschiede zwischen den Zeiten, und als Geschäftsführer kann ich endlich sehen, wo die Stunden bleiben", sagt Walendy. "Früher waren viele Stunden für mich als Geschäftsführer einfach nur weg. Jetzt kann ich eingreifen, sobald die Zeiten aus dem Ruder zu laufen drohen."

Am Start: mit einem Sprung nach vorn

Für den kleinen Betrieb mit seinem hoch spezialisierten Team und den vielfältigen Anforderungen für jeden einzelnen Mitarbeiter, ist die Einführung von Octoflex ERP ein großer Sprung nach vorne. Das bezeugen effizientere innerbetriebliche Abläufe im Unternehmen und die im Endergebnis dankbaren Kunden.