GLA-WEL GmbH

Deutlicher Wettbewerbsvorteil

Das Meller Metallbauunternehmen GLA-WEL GmbH verbesserte seine betriebsinternen Prozesse mit Octoflex ERP – und läuft seither manchem Wettbewerber davon.

Der mittelständische Laser- und Metallbaubetrieb GLA-WEL GmbH suchte jahrelang nach einer kaufmännischen Software, die seinen Bedürfnissen entsprach – ohne Ergebnis. Man brauchte eine leistungsstarke und vor allem schnelle und einfach zu bedienende Anwendung. Mit Octoflex fand man endlich die passende Lösung.

Die Geschäftsführer von GLA-WEL GmbH, Dieter Glahs und Gerhard Welkener, sind zufrieden mit Octoflex ERP. Seit Einführung läuft das System reibungslos. Sämtliche Fertigungs­prozesse werden damit abgebildet. Einkauf, Verkauf, Vor- und Nachkalkulation sowie die Personalzeiterfassung werden vollständig darüber abgewickelt. Dass es immer mal wieder Dinge zu optimieren gibt, versteht sich von selbst. Schließlich sieht sich das moderne Metallbauunternehmen im Betriebsalltag ständig mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Doch die Mitarbeiter von Octoflex Software GmbH reagieren im technischen Support zeitnah und angemessen flexibel.

Das klingt nach einer ganz gewöhnlichen Erfolgsgeschichte. Aber ganz so gewöhnlich ist sie dann doch wieder nicht ...

Gesucht: ERP-Software mit besonderem Leistungskatalog

Mehr als zwei Jahre suchte das Unternehmen gezielt nach einer ERP-Software, die viele Ansprüche in sich vereinen sollte. Es lag nahe, bei namhaften Anbietern am Markt anzufragen. Folgende Aspekte waren zu beachten: Für den Laserbetrieb musste gewährleistet sein, dass die Kostenkalkulation für jedes Laserteil schon im Vorfeld der Fertigung möglichst genau ausfiel. Hinzu kam eine besonders breite, jedoch spezielle Produktpalette.

GLA-WEL GmbH ist auf Sonderbauten spezialisiert. Maschinen­bauteile sollten also möglichst komplex abgebildet und der Materialaufwand möglichst genau kalkuliert werden können. Weiterhin sollte die Software schnell, einfach zu bedienen und auf die wesentlichen Leistungsbereiche reduziert sein.

Dieter Glahs schildert die Schwierigkeiten bei der Suche nach dem passenden System wie folgt: „Eigentlich lief es immer gleich ab. Wir haben die Firmen eingeladen und sie haben ihre Software vorgestellt. Wir haben gleich gemerkt, dass die meisten von ihnen schnell zum Kaufabschluss kommen wollten, dafür aber kaum auf unsere Anforderungen eingingen. Sicher, das waren gute Kaufleute, aber leider eben keine Spezialisten, die unsere Bedürfnisse verstanden und sich wirklich mit der Materie auskannten.“ 

Im Endeffekt hakte es, so Glahs weiter, immer wieder an den­ selben Punkten. „Entweder hätte die Einführung sehr lange ge­dauert, die Kosten hätten den Rahmen gesprengt oder aber das Programm an sich wäre für uns zu unübersichtlich und langsam gewesen. Darüber hinaus entstand der Eindruck, dass bereits vorhandene Systeme eher umständlich zu bedienen waren und wohl keine Erleichterung in unseren Arbeitsalltag gebracht hätten."

Gefunden: Individuelle Lösungen

Kernfeature der neuen Softwarelösung war eine Anwendung für die schnelle und einfache Kalkulation von Laserteilen. Mit dieser Anwendung konnte die Kalkulation der Laserteile direkt im Artikel einbezogen werden. Und das bedeutete, deutlich schneller zu sein als andere. 

„Zuvor mussten unsere Kunden bei der Angebotserstellung schon mal einige Tage Wartezeit in Kauf nehmen. Plötzlich waren wir dazu in der Lage, bereits bei Anfragen am Telefon Angebote abzugeben. Das verschafft uns bis heute einen klaren Wettbewerbsvorteil!“, so die Geschäftsführung. Octoflex ERP bietet Fertigungsbetrieben mit Laserschneid­anlagen ein Modul zur Laserteilbearbeitung, welches sich voll und ganz in die Systemumgebung einfügt. Es überwacht die Bearbeitung, zeigt den Fertigungsstatus der Laserteile an und übernimmt Bearbeitungszeiten und Materialverbrauch. Die Daten liefert das jeweilige Verwaltungsprogramm der Lasermaschinen­anbieter, z.B. bei Trumpf die Software TruTops Fab.

Gemacht: Octoflex ERP geht an den Start

Die Systemumstellung verlief nahezu reibungslos. Besonders positiv wurde wahrgenommen, dass man bereits im Vorfeld der Datenumstellung alle alten Artikel entfernen und das System gründlich bereinigen konnte. Ungewollte Altlasten flossen gar nicht erst in das neue System ein.

Die Schulungsphase war extrem kurz. Die Mitarbeiter wurden lediglich an einem halben Tag intensiv in das Programm ein­geführt. Nach vierzehn Tagen wurde das gesamte Team noch einmal an einem Tag für ein weiteres Training und für die Beantwortung von Fragen zusammengerufen. Binnen zwei Wochen arbeiteten also alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter problemlos mit dem neuen System. 

Auch wenn alles optimal läuft, treten bei einer Umstellung schon mal Fehler auf. Auf diese sei aber schnell und umfassend reagiert worden, sagen die Geschäftsführer.

Gelobt: optimale Schnelligkeit und Bedienbarkeit

Auf die Frage, welchen konkreten Nutzen man für ihr Unternehmen seit der Umstellung auf Octoflex ERP feststellen könne, steht das Argument der Schnelligkeit für Dieter Glahs an erster Stelle: „Das System ist im Prinzip sofort betriebsbereit, lange Ladezeiten nach dem Starten des Programms entfallen. Es gibt nicht so viele unnütze Fenster und Masken. Der Datenzugriff ist sehr schnell, die Übersicht hervorragend. Auf einen Klick findet man in einem Artikel alles wieder, was man braucht.“ Hinzu komme, dass jeder Artikel genau beschrieben und jedes Laserteil optisch abgebildet sei, sobald man es für die Fertigung freigegeben habe. So wisse man jederzeit, wie das jeweilige Teil reell aussehe und aus welchen Einzelkomponenten es sich zusammensetze. 

Mit der Anbindung von Octoflex ERP an das Unified Messaging System David.fx des Branchenführers Tobit ließen sich darüber hinaus kaufmännische und produktionsgebundene Abläufe bestens miteinander verknüpfen. Denn Faxdokumente können mit David.fx am Rechner bequem empfangen, kommentiert und auf einfache Weise weiterverarbeitet werden. Dokumente werden Octoflex ERP über David.fx zugeführt und lassen sich in Octoflex ERP unmittelbar bearbeiten sowie per einfachen Mausklick sofort verschicken. Das Dokumenten­management in Octoflex ERP ermöglicht das Ablegen von Dateien jeglicher Art beim zugehörigen Auftragsdatensatz oder Stammartikel, egal, ob es sich um Text-, CAD- oder Bilddateien, E-Mails oder Faxdokumente handelt. Und das in unbegrenzter Menge. Somit haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die gesamte Korrespondenz und auf alle mit dem Auftrag zusammenhängenden Informationen.

Die zeitraubende Suche nach Dokumenten und ausufernde Papierordnerbestände gehören bei GLA-WEL GmbH inzwischen der Vergangenheit an.