"Bei Octoflex ERP® gibt es den goldenen Mittelweg. Mein Betrieb muss sich nicht nur an das System anpassen, sondern das System wird auf uns angepasst." Oliver Oelgeschläger
Erfolgreich mit Octoflex ERP: PDF Download M. Oelgeschläger GmbH
Der goldene Mittelweg - betriebliche Prozesse in Form gebracht
- Zufrieden: Oliver Oelgeschläger, Geschäftsführer
Das Maschinenbauunternehmen Oelgeschläger in Bohmte besteht seit 1983 und wird heute in zweiter Generation von Oliver Oelgeschläger geführt. Mit 48 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, darunter sage und schreibe 9 Auszubildende und 25 Mitarbeiter in der Fertigung, ist man deutlich auf Wachstumskurs. Dass man fortschrittlich denkt, ist in vielerlei Hinsicht spürbar. Nicht nur, dass das Unternehmen sein eigenes Blockheizkraftwerk nutzt, um die Werkshallen zu heizen. Auch was die IT angeht, hat man kräftig aufgeräumt.
Ziel war es, die innerbetrieblichen Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung zu vereinfachen und Prozesse transparenter zu machen: Was zukünftiges Wachstum angehe, so die Geschäftsführung, sei man jetzt mit der Einführung von Octoflex® ERP bestens aufgestellt. Das Unternehmen Oelgeschläger verfolgt im Wesentlichen zwei Kerngeschäfte. Ein Bereich ist der Sondermaschinenbau von der Idee des Kunden über die Konstruktion bis hin zur fertigen Maschine. Ein großer Kunde ist z. B. Schüco International, für den Eckverbindungsmaschinen für Fensterprofile gebaut werden oder das Unternehmen Kesseböhmer, das für seinen Werbebereich Teile, Baugruppen und komplette Anlagen liefern lässt. Abgedeckt werden verschiedenste Branchen, die Kunden kommen aus dem Anlagen- und Apparatebau und aus der Agrarindustrie.
Weiterhin steht im Unternehmen ein umfangreicher Maschinenpark, der zusätzlich mit Lohnfertigung in der CNC-Blechbearbeitung
ausgelastet wird. Das Verfahrensspektrum reicht vom Laserschneiden über das Stanzen, Nibbeln, Schweißen bis zur zerspanenden Bearbeitung, z. B. Drehen und Fräsen. Ausgebildet wird bei Oelgeschläger zum Feinwerkmechaniker, technischen Zeichner oder auch im kaufmännischen Bereich.
Zu umfangreich: Das alte Programm blieb ungenutzt
- Das Team war positiv überrascht, weil das ERP-System so einfach zu bedienen ist.
Auf die Frage, wie die betriebliche Situation vor der Einführung von Octoflex® ERP gewesen sei, beschreibt Oliver Oelgeschläger ein oft vorkommendes Phänomen. Zwar hatte man eine Software zur Verfügung – in diesem Fall Sage - nutzte sie aber nur in Teilen. Oliver Oelgeschläger erklärt, warum das so war: „Das ist kein schlechtes Programm, nur auf unsere Belange passte es einfach
nicht. Die Produktionsplanung zum Beispiel war viel zu umfangreich. Die Mitarbeiter haben die Software in der Anwendung und Aufmachung schon als sehr kompliziert empfunden. Da ist dann ja auch so eine Sperre sie zu benutzen.“
Eine persönliche Empfehlung brachte den Geschäftsführer auf Octoflex®. Nachdem er das Programm bei einem Bekannten im Einsatz gesehen hatte, wollte er mehr darüber wissen und vereinbarte einen Präsentationstermin. Oelgeschläger war beeindruckt von der Tatsache, dass sich die Software auf das Wesentliche konzentrierte: „Man merkt sofort, dass dieses Programm aus der Blechbearbeitung kommt! Es ist einfach sehr gut durchdacht. Also, der Bereich Zerspanung könnte zwar noch etwas besser abgebildet sein, aber wenn man das noch anpasst und die bisher noch fehlende Kapazitätsauslastungsübersicht für uns kommt, ist das für uns die optimale Lösung (Kurz nach dem Interview wurde die Leistung erbracht, Anm. d. Verf.). Dass sich so ein Programm weiterentwickeln sollte und auch muss, ist ja klar. Und das tut es auch.“
Eigentlich, erzählt Oelgeschläger rückblickend weiter, habe man immer alles in der Auftragsabwicklung so einfach wie möglich halten wollen, doch mit dem Vorgänger-Programm sei das kaum möglich gewesen: „Wir wissen oft nicht, wie sich ein Auftrag entwickelt oder ein Artikel wird nur einmal gefertigt. Ein Artikel oder eine Position im Auftrag kann sich spontan ändern. Es war aber nicht möglich, freie Positionen zu erstellen, sondern man musste immer umständlich für alles gleich einen Artikel anlegen. Das dauerte zu lange und wir waren sehr unflexibel.“ Mit Octoflex®dagegen könne man freie Positionen beliebig oft anlegen und Artikel auch noch nachträglich konfigurieren. Auch könne man Belege in den meisten Fällen problemlos noch abändern, was die nötige Flexibilität mit sich bringe.
Fehlende Zeiten erschwerten die Nachkalkulation
Die Zeiten, in denen bei Oelgeschläger Arbeitszeiten in Excellisten gepflegt wurden und die Nachkalkulation aufgrund fehlender Zeiten zu ungenau ausfiel, sind endgültig vorbei. Fünf BDE-Terminals sind im Unternehmen so verteilt worden, dass sie von allen gut zu erreichen sind. Hier werden Arbeitsgänge und Zeiten gestempelt und die Informationen fließen direkt ins System ein.
Ein weiterer Vorteil: Dadurch, dass auch der aktuelle Fertigungsstatus eines Auftrags im System ablesbar ist, hat sich die Transparenz in der Auftragsabwicklung deutlich erhöht. Das bestätigt auch der Geschäftsführer: „Ich weiß heute, welche Teile in welchem Zustand sind und was noch an ihnen gemacht werden muss. Die Übersicht in der Blechbearbeitung ist komplett verbessert worden. Hier und da fehlen noch kleine Anpassungen, aber da ist man dran und die Richtung, in die es jetzt geht, ist absolut richtig.“
Deutlich spürbar wird eine Verbesserung der Abläufe durch Octoflex® bei der Auftragsvorbereitung. Diese sei viel einfacher geworden, Aufträge lassen sich jetzt deutlich schneller und einfacher beschreiben und in die Fertigung geben.
Betriebsdatenerfassung wird immer wichtiger, auch die mobile Datenerfassung. Bei Oelgeschläger denkt man daran, bald auch die mobile Datenerfassung von Octoflex®, Octoflex® BDE Mobile,einzuführen, um z. B. Zeiten bei Vor-Ort-Montagen von außerhalb zeitnah erfassen zu können.
Mehr Bewusstsein für CRM und Kommunikation
Durch die Dokumentenablage, die ein Ablegen von Dateien verschiedenster Art in unbegrenzter Menge beim Stammdatensatz oder beim Artikel ermöglicht, liegen Informationen an zentraler Stelle vor. Weil sich bei Oelgeschläger die Aussagefähigkeit gegenüber den Kunden generell verbessert hat, ist intern das Bewusstsein für aktive Kommunikation mit dem Kunden größer geworden.
Zunächst hatte man noch auf das bereits im Octoflex® integrierte CRM-Modul verzichtet. Jetzt plant man, dieses Modul zukünftig auch zu nutzen. „Man muss einfach wissen, was man mit seinen Kunden besprochen hat, und eine Kunden- und Artikelhistorie zu haben, das ist in jedem Fall sehr sinnvoll. Man muss sich täglich mit den Kunden austauschen, da ist man dann froh, wenn man von seinem System dabei unterstützt wird. Am integrierten Octoflex® CRM werden auch wir wohl nicht vorbeikommen“, sagt Oelgeschläger schmunzelnd.
Weniger ist mehr: Weil Einfachheit und Schnelligkeit überzeugen
Auf die Frage, wie die Mitarbeiter mit den BDE-Terminals zurechtkommen, ist das Feedback positiv. Da die Terminals selbtsterklärend seien, habe man diese sofort gut angenommen und auch bedienen können. Überhaupt seien die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter positiv überrascht gewesen, als man ihnen das
Programm zum ersten Mal vorgestellt habe, erklärt Oliver Oelgeschläger. Im Vergleich zu den Programmen, die einige von ihnen bereits kannten, war Octoflex® deutlich einfacher zu bedienen und wurde als sehr übersichtlich wahrgenommen.
Insgesamt wurden, verteilt in Abständen, 4 Tage Schulung fällig, die sich allerdings zeitlich flexibel verteilten, z. B. auch auf einen Samstag, und sich somit problemlos in den Arbeitsalltag integrieren ließen. Danach konnten alle verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Programm bedienen.
Überhaupt empfand man im Unternehmen die Vorbereitung auf die Installation und die Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems als unproblematisch. Oelgeschläger GmbH arbeitet von Haus aus eng mit der Firma Keil Informationstechnik in Hunteburg zusammen. Vor und während der Programmeinführung lief die Kommunikation zwischen Octoflex® und Keil direkt. Im Zuge der Software-Einführung durch die Octoflex Software GmbH erwarb
Firma Oelgeschläger einen neuen und leistungsfähigen Server und brachte auch seine Unternehmens-Hardware auf einen neuen Stand.
Anstatt die alte Datenbank, die viele Altlasten hatte, zu migrieren, legte man lieber alle Artikel nochmals neu an. Anfangs war das zwar mit etwas mehr Aufwand verbunden, heute zeigt sich aber im Alltagsgeschäft, dass sich die Mühe gelohnt hat. Was die Anwenderinnen und Anwender im Unternehmen bis heute fasziniert, ist die gleichbleibende Schnelligkeit von Octoflex® ERP: „Egal, wie viele Artikel täglich neu hinzukommen, das Programm ist und bleibt schnell – das ist erstaunlich!“ sagt Oelgeschläger.
Der Service passt
So reibungslos die Installation und Inbetriebnahme von Octoflex® ERP auch abliefen, auch im Hause Oelgeschläger bleiben Supportanfragen nicht aus. Half man sich anfangs erst einmal untereinander, nutzen die Kolleginnen und Kollegen heute zunehmend auch den technischen Support. Mit der Unterstützung, ob per Telefon, per E-Mail oder per Online-Sitzung, ist man sehr zufrieden.So bleibe keine Anfrage unbeantwortet und es werde auch schnell und freundlich reagiert.
Die Erreichbarkeit sei gut. Auch die persönliche Betreuung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Vertriebspartner, ho.Systeme aus Werther, wird positiv wahrgenommen. Dass man jederzeit Verbesserungsvorschläge per E-Mail einreichen kann, die dann kurzfristig in die Programmentwicklung
einfließen, kommt beim Team gut an.
Software, die mitgeht: Zukünftiges Wachstum ist vorprogrammiert
- Das Unternehmen Oelgeschläger ist auf Wachstumskurs: mit Octoflex ERP.
Fragt man den Geschäftsführer, wem er die Software empfehlen würde und warum, kommt die Antwort wie aus der Pistole geschossen: „Für die CNC-Blechbearbeiter passt das Programm in jedem Fall super und mit einigen Anpassungen werden auch andere Branchen davon profitieren. In jedem Fall ist der einfache Aufbau ein großer Pluspunkt und auch die Schnelligkeit. Momentan warten wir zwar noch auf einige besondere Anpassungen – wenn diese dann da sind, wird für uns die Zeitersparnis aber noch größer sein als bisher.“
Was Oelgeschläger darüber hinaus begeistert, ist das Potenzial, das in der Software steckt: „Bei Octoflex® ERP gibt es den goldenen Mittelweg. Mein Betrieb muss sich nicht nur an das System anpassen, sondern das System wird auf uns angepasst.“ Für zukünftiges Wachstum und die damit verbundenen Herausforderungen sieht er sich und seinen Betrieb mit Octoflex® ERP jedenfalls bestens gerüstet.
